Die Mieterin meldet um 23 Uhr.
Um 9 steht der Termin.
Stratify nimmt Schadensmeldungen rund um die Uhr auf — am Telefon und auf WhatsApp —, legt den Vorgang an, koordiniert den Handwerker und stimmt den Termin mit der Mieterin ab. Ihr Team gibt frei, statt hinterherzutelefonieren.
Was zwischen 23:12 und dem
erledigten Auftrag passiert.
Genau diese Kette erledigt Stratify selbstständig — mit Ihren Regeln, Ihren Freigaben und lückenloser Dokumentation.
23:12 — Meldung kommt an
Telefon oder WhatsApp, auch nachts: Die KI erfasst Schaden, Objekt, Einheit, Dringlichkeit und Fotos direkt im Chat. Bei echten Notfällen greift die Notfallkette mit Bereitschaft und Notdienst je Gewerk.
23:13 — Vorgang liegt am Board
Aus dem Gespräch wird ein strukturierter Vorgang im Anliegen-Board Ihrer Sachbearbeitung — mit Wiedervorlage, Kommunikations-Akte und allen Anhängen. Keine Zettel, kein Abtippen.
08:30 — Handwerker wird koordiniert
Stratify schreibt den passenden Betrieb mit allen Details an. Kommt keine Antwort, fasst es nach — und kann den Betrieb automatisch anrufen, um 1–3 Terminfenster zu erfragen. Antwortet der Betrieb per E-Mail, liest die KI die Fenster direkt aus der Antwort.
09:05 — Mieterin wählt mit einer Ziffer
Die Terminfenster gehen per WhatsApp an die Mieterin. Eine kurze Antwort — „2" — genügt, der Termin steht. Vor dem Termin erinnert das System beide Seiten, danach fragt es nach, ob alles erledigt wurde.
Laufend — Ihr Team gibt frei statt nachzulaufen
Beauftragungen laufen auf Wunsch über ein Freigabe-Gate, E-Mails an Betriebe können zuerst als Entwurf in Ihrem Postfach landen. Bleibt irgendwo Funkstille, eskaliert die Wiedervorlage — nichts versandet.
Gebaut für den Alltag
einer Verwaltung.
24/7-Meldungsannahme mit Notfallkette
Jeder Anruf wird angenommen, jede Meldung strukturiert erfasst. Echte Notfälle eskalieren sofort — nach Bereitschaftsfenstern und Gewerk, mit SMS-Fallback für Anrufer ohne WhatsApp.
Anliegen-Board mit Wiedervorlagen
Alle Vorgänge an einem Ort, jede Kommunikation — Chat, E-Mail, Anrufe, interne Schritte — in einer Akte am Ticket. Wiedervorlagen sorgen dafür, dass kein Vorgang still liegen bleibt.
Automatische Anrufe bei Handwerkern
Der Agent ruft Betriebe an und erfragt Terminfenster, ruft Mieter:innen zur Terminwahl an, wenn der Chat unbeantwortet bleibt, und macht Status-Anrufe, wenn ein Auftrag lange offen ist — jeweils zuschaltbar.
Terminabstimmung bis zum Beweis
Fenster vorschlagen, „1/2/3"-Wahl, Erinnerung 24 Stunden vorher an beide Seiten, Nachfass bei Nichtwahl — und nach dem Termin die Frage, ob wirklich erledigt wurde. Erst dann gilt der Vorgang als erledigt.
Wartungstermine & Sammeltermine
Wiederkehrende Prüfpflichten je Gebäude im Register: Der Vorlauf erzeugt automatisch Vorgänge, beauftragt hinterlegte Betriebe und organisiert Sammeltermine — inklusive Ankündigung an alle Mieter:innen.
E-Mail direkt in Ihrem Postfach
Auf Wunsch legt Stratify Handwerker-Mails zuerst als Entwurf in das Postfach Ihrer Sachbearbeitung — prüfen, senden, fertig. Antworten mit Vorgangsnummer landen automatisch in der richtigen Akte.
Objekt-CRM: Objekte, Einheiten, Mieter, Eigentümer
Gebäude-Steckbriefe, Einheiten mit Zuständigkeit (Miete, Eigentümer, WEG), Handwerker-Verzeichnis, Dokumente auf Haus- und Top-Ebene. Die KI erkennt Anrufer und kennt den Kontext — Wohnung, laufende Vorgänge, Vereinbarungen.
WEG-Modul & Eigentümer
Eigentümer-Anliegen, Beschluss-Wissen und WEG-spezifische Abläufe — DACH-Rechtsrealität, die generische US-Tools nicht abbilden. Dazu Eigentümer-Portal-Funktionen nach Bedarf.
Übrigens: Der Chat ist die Statusseite. Mieter:innen fragen einfach nach — die KI antwortet mit dem echten Stand aus der Akte. Keine Portal-Logins, keine toten Statuslinks.
Autonomie in Stufen —
Sie bestimmen das Tempo.
Jede Automatisierung hat drei Stellungen: Aus, Vorschlagsmodus (die KI bereitet vor, Ihr Team gibt frei) und Automatisch. Sie starten vorsichtig und schalten hoch, wenn das Vertrauen da ist.
Freigabe-Gate für Aufträge
Beauftragungen ab definierter Größe brauchen ein Okay aus Ihrem Team — direkt aus der Benachrichtigung heraus.
Entwurf statt Versand
Handwerker-Post zuerst als Entwurf ins eigene Postfach — prüfen und senden, bis Sie der Automatik vertrauen.
Lückenlose Akte
Jede KI-Aktion, jede Nachricht, jeder Anruf: protokolliert am Vorgang. Revisionssicher nachvollziehbar, EU-AI-Act-tauglich.
Häufige Fragen von Verwaltungen.
Aus jeder Meldung entsteht ein strukturierter Vorgang mit Kategorie, Dringlichkeit, Objekt- und Einheitszuordnung, Fotos und Erreichbarkeit. Ihr Team arbeitet auf einem Anliegen-Board mit Wiedervorlagen — keine Zettel, keine Doppel-Erfassung.
Stratify schreibt den Betrieb mit allen Vorgangs-Details an (E-Mail zuerst), fasst automatisch nach und kann Betriebe auf Wunsch anrufen, um 1–3 Terminfenster zu erfragen. Antwortet der Betrieb per E-Mail, erkennt die KI die genannten Fenster direkt in der Antwort — erfundene Termine sind ausgeschlossen, jedes Fenster braucht einen wörtlichen Beleg im Text.
Ja. Beauftragungen können hinter ein Freigabe-Gate gelegt werden, E-Mails an Betriebe lassen sich zuerst als Entwurf ins Postfach legen, und jede Aktion ist im Vorgang protokolliert. Automatisierungen schalten Sie in Stufen zu — aus, Vorschlagsmodus, automatisch.
Die Notfallkette greift: Anruf annehmen, Meldung erfassen, je nach Gewerk und Bereitschaftsfenster eskalieren — inklusive SMS-Fallback für Anrufer ohne WhatsApp. Nichts wartet bis zum nächsten Bürotag.
Per Stammdaten-Import (z. B. CSV aus Ihrer Verwaltungssoftware, OpenImmo) entstehen Objekte, Einheiten und Mieter:innen strukturiert im System. Gebäude-Steckbriefe füllen das Wissen der KI — vom Müllraum-Code bis zur Heizungsart.